El proceso de Auditoría Interna (II). Evaluación de los departamentos de la empresa

En mi anterior artículo explicaba los defectos más comunes que suelen tener las empresas, cómo estos defectos pueden afectar al desarrollo de nuestro proyecto empresarial y la importancia de realizar una auditoria estratégica interna del negocio, antes de elaborar o cambiar nuestra estrategia corporativa. Describimos también como la convergencia de varios de estos problemas da lugar a síntomas de que la marcha del negocio no va como debería. En este nuevo artículo detallaré cuales son puntos más importantes a analizar en cada departamento, para obtener las debilidades y fortalezas de cada área de la empresa.

1. Departamento de dirección y administración.

El departamento de dirección y administración es el encargado de realizar las tareas de mando y determinar la directrices estratégicas de la compañía. Tiene como principal objetivo administrar de la forma mas eficiente posible los recursos de la empresa. En este departamento es de vital importancia el estilo de liderazgo del gerente, puesto que como detallamos en un anterior artículo, puede dar lugar a diferentes resultados en el equipo según se lidere de uno u otro modo. Entre las variables que deberíamos medir en este departamento destacamos:
- Estructura organizacional de la empresa y los diferentes roles de cada directivo.
- El prestigio de los directivos.
- Preparación y experiencia del equipo directivo.
- El estilo de liderazgo utilizado.
- Transparencia de la administración con respecto a empleados y socios.
- Gestión de la cartera de contactos.
- Imagen y reputación de la empresa.
- Proceso y efectividad de la toma de decisiones.

2. Departamento de marketing y ventas.

El departamento de marketing tiene la importante tarea de colocar en el mercado el producto o servicio, por lo tanto es un departamento fundamental en toda empresa. Debe conocer muy bien el mercado y y tiene la responsabilidad de posicionar en el mismo la oferta de la compañía. Entre puntos a evaluar en este departamento se encuentran:
- Cuota de mercado.
- Medir los costes y beneficios del producto, y establecer el precio.
- Conocer las necesidades del cliente.
- Analizar las nuevas oportunidades del sector.
- Desarrollar nuevos productos e investigar nuevos mercados.
- Analizar la calidad del servicio de atención al cliente.
- Políticas de fidelización de clientes
- Creatividad y eficacia de la publicidad.
- Analizar la calidad y la gestión de los canales de distribución de la oferta.
- Gestión de inventarios.
-  Procedimiento en la investigación de mercados.

3. Departamento de contabilidad y finanzas.

El departamento financiero y contabilidad es el encargado de obtener la financiación para el desarrollo de la empresa y de gestionar y controlar los costes. En esta área de la empresa, prestaremos importancia a los siguientes puntos:
- Analizar los ratios de liquidez, apalancamiento, actividad, rentabilidad y crecimiento.
- Tendremos que  valorar el nivel de apalancamiento financiero y operativo.
- Comparar los costes financieros con respecto al resto del sector y de la competencia.
- Evaluar el acceso a fuentes de capital.
- Analizar la estructura de costes.
- Analizar la situación con respecto a las administraciones tributarias.
- Relaciones con accionistas y socios y políticas de reparto de dividendos.
- Analizar la lista de clientes morosos.
- Analizar la estructura del balance y el fondo de maniobra.
- Desviación presupuestaria.

4. Departamento de recursos humanos.

La auditoría de este área debe centrarse en si las competencias del personal son las adecuadas, y de cuales se requieren para conseguir los objetivos de la organización. El personal es el activo más impredecible que tiene la empresa, por lo tanto juega un papel fundamental las relaciones del equipo y la motivación del empleo, que afectaran al compromiso del empleado con la empresa. En la auditoría deberemos prestar atención a los siguientes apartados:
- Competencias y cualificaciones profesionales de los trabajadores.
- Efectividad de la comunicación entre los diferentes niveles de mando.
- Procesos de selección, formación y desarrollo de la plantilla.
- Comparación de los costes laborales en relación a la competencia y al resto del sector.
- Política de remuneraciones y si esta se ajusta a los diferentes convenios.
- Efectividad de los incentivos.
- Nivel de rotación de la empresa y absentismo laboral.
- Estructura laboral de la empresa.
- Clima laboral y motivación de la plantilla.
- Cultura corporativa (valores, hábitos, costumbres, etc)

5. Departamento de operaciones y logística.

En la mayoría de empresas, el departamento de operaciones y logística es el departamento que utiliza mayores recursos de la empresa. Entre sus funciones principales esta la compra de materia prima, producción, almacenaje y distribución del producto, el control de la calidad del mismo, mantenimiento de la maquinaria, etc. En este área deberemos estudiar las siguientes variables:
- Contabilidad analítica (costes de fabricación, materiales, mano de obra) y comparación con el sector.
- Compras de materia prima y el inventario de productos terminados y semiterminados.
- Métodos para el control y rotación de inventarios.
- Eficiencia energética de la planta.
- Ubicación de los productos en el almacén.
- Efectividad y obsolescencia de la maquinaria.
- Control de calidad y efectividad de los procesos. Volumen de fabricación.
- Prevención de riesgos laborales e higiene en los procesos.

6. Departamento de investigación y desarrollo.

El departamento de investigación y desarrollo es el encargado de innovar las novedades que la empresa ofertará en el mercado, de mejorar la calidad de los mismos y de modernizar los procesos para obtener el producto final. Un avanzado departamento de I+D genera valor a la empresa, puesto que es capaz de generar patentes que posteriormente serán un buen activo para la empresa, lo cual puede marcar la diferencia con los competidores. Destacamos los siguientes puntos clave a evaluar en este departamento:
- Tecnología y competencias tecnológicas en relación a los competidores.
- Numero de innovaciones.
- Disposición a la adopción de nuevas tecnologías.
- Patentes y marcas registradas.
- Capacidades del personal.
- Capacidades de la planta, software y equipos informáticos.

7. Departamento TIC.

La economía del siglo XXI exige a las empresas tener un departamento de tecnologías de la información y comunicación (TIC) sobre todo para aquellas empresas que poseen un portal de comercio electrónico. Los puntos a evaluar en este departamento serán;
- Reputación online de la empresa.
- Tiempo de entrega de los pedidos web.
- Cumplimiento de la normativa de protección de datos.
- Sistemas de seguridad.
- Utilización óptima de los datos de clientes.

Después de realizar esta evaluación interna, estaremos en disposición de conocer las fortalezas y debilidades de nuestra empresa, que posteriormente utilizaremos para elaborar el análisis DAFO. Tras  realizar la auditoría estratégica, la empresa estará en posición de ver como puede posicionarse en el mercado y elaborar o modificar su plan de negocio. Es importante que la auditoría interna sea de utilidad para corregir errores y fortalecer las aptitudes y capacidades  de la organización, de lo contrario se estarían infrautilizando las activos de la empresa.

El proceso de Auditoría Interna (I). Planteamiento e identificación de problemas

La grave crisis que nos lleva afectando desde el 2007 ha puesto de manifiesto la incapacidad de muchos administradores de llevar una correcta gestión de la entidad, llevando la misma al cierre o a la utilización de prácticas poco éticas. Esta incorrecta forma de administración, generan determinados defectos en las entidades, que le causan una debilidad a la empresa ante cambios que se produzcan en el mercado. Es importante que la gerencia detecte a tiempo estos defectos que hay en su empresa antes de elaborar un plan estratégico corporativo. Entre los principales defectos que tienen las empresas hoy en día mencionamos los siguientes:

- La búsqueda de resultados en el corto plazo, sin priorizar un proyecto empresarial a largo plazo.
- No tener unos objetivos estratégicos claros, o no tener una misión y visión corporativa precisa.
- No realizar planteamientos estratégicos, lo que implica que la empresa no pueda hacer frente a escenarios cambiantes.
- Ausencia de trabajo en equipo.
- Problemas de comunicación entre departamentos.
- La desmotivación del personal, causado por malos ambientes de trabajo, bajas remuneraciones o escasas oportunidades de mejora en la organización; lo que acarrea elevadas tasas de rotación del personal.
- Problemas de honradez y ética en administración y departamentos clave.
- Infrautilización de las capacidades del personal, maquinaria o instalaciones.

Cuando varios de estos problemas convergen, la empresa muestra síntomas de que es una entidad con problemas y que se necesita un cambio en la organización. Destacamos los siguientes síntomas como los más importantes:

- Existe un aumento anormal de inventarios y de productos defectuosos o deteriorados.
- Hay una pérdida de rentabilidad y de falta de flujo de caja.
- Aumento de costes operativos.
- Pérdida de cuota de mercado y de calidad de los clientes.
- La banca y proveedores toman mas precauciones con la entidad.
- Aumento de problemas técnicos de la maquinaria por obsolescencia o por mantenimiento insuficiente.
- Hay una baja motivación de la plantilla y hay una pérdida de directivos importantes en la organización.

Ante un escenario en el que se den estos síntomas, la entidad muestra un claro indicio de padecer una crisis interna y de que es necesario una reestructuración. Podemos establecer un sistema que nos permita detectar el origen de estos problemas, es lo que sería una auditoría interna de la empresa. Mediante la misma podremos identificar las fortalezas y debilidades de la empresa. En este procedimiento se reunirá a los empleados clave de cada departamento, se recabará información sobre el funcionamiento de cada uno y averiguaremos las fortalezas y debilidades de cada área funcional. Al finalizar esta actuación estaremos en posición de identificar los siguientes puntos:

1. Las competencias propias de la empresa, y que la hacen diferente a la competencia.
2. Los recursos que presenten problemas.
3. Identificar estos problemas por orden de importancia.
4. Advertir las causas de por que se están generando estos problemas.
5. Evaluar los efectos de las acciones correctivas.

¿Como calculamos el indice de rotación de personal?

Definimos la rotación de personal como la variable que mide el volumen de entrada y salida de empleados en una empresa. Podemos calcular la rotación del personal con un índice porcentual que mide la circulación de personal en la empresa, entre el numero medio de la plantilla en el período. Imaginemos que en 2015 hemos tenido 10 empleados nuevos y 5 han abandonado la empresa. Teniendo una plantilla media en 2015 de 20 personas, el indice de rotación de personal será:

(((10+5)/2))/20) x 100 = 37,5 %

Nuestro índice de rotación de personal en 2015 será de 37,5. Esto significa que la empresa sólo pudo contar con un 62,5% de su fuerza de trabajo en el ejercicio, siendo el 37,5% las necesidades de personal para poder compensar el flujo de recursos humanos.

Hay diversos factores que afectan al abandono de empleados, entre los que destacamos las bajas remuneraciones, los malos ambientes laborales, condiciones físicas del empleo o bajas oportunidades de progreso en la organización. Entre las medidas para mejorar el índice de rotación de personal, es reducir las salidas no deseadas de personal en la empresa. Para ello se pueden aplicar las siguientes medidas:

- Mejoras salariales.
- Alabar a los trabajadores que realicen buen trabajo.
- Mejorar la comunicación con la plantilla.
- Favorecer la conciliación laboral.
- Realizar planes de formación de la plantilla.
- Mejorar la promoción interna.

La rotación de personal no se da por igual en los mismos sectores. Hay sectores mas predeterminados que otros a tener mayor rotación laboral. Los trabajos que mayor rotación de personal tienen son los que impliquen esfuerzos físicos importantes, ventas por objetivos, labores administrativas de bajo valor añadido, y los relacionados con periodos estacionales como la hostelería. Los trabajos que impliquen una alta cualificación tienen índices de rotación de personal bajo (ingenieros, médicos, ejecutivos, profesores).